Кто, когда и для чего сдает декларацию 4-НДФЛ

Многообразие отчетов – отличительная черта общей системы налогообложения. Предприниматели на ОСНО обязаны сообщать контролирующей службе не только о фактически полученных доходах, но и об ожидаемой выручке. Выяснить, для чего и кому нужно сдавать в инспекцию декларацию 4-НДФЛ, специалисты рекомендуют до начала коммерческой деятельности. Простая мера предосторожности поможет избежать штрафов.

Порядок подачи декларации 4-НДФЛ

Статья 227 НК РФ обязывает предпринимателей уведомлять налоговый орган о предполагаемом доходе. Подать сведения коммерсант должен в следующих случаях:

• постановка на учет в качестве плательщика ОСНО при регистрации ИП;
• переход на общий режим со специальных систем;
• изменение годового дохода более чем на 50% (письмо Минфина РФ № 03-04-07-01/47).

Передать данные в инспекцию необходимо по форме 4-НДФЛ. Бланк утвержден приказом ФНС России № ММВ-7-3/768@. Документ закрепляет правила заполнения разделов бланка и вводит требования к цифровому варианту.

Налоговое законодательство однозначно определяет, кто подает форму. Пункт 7 статьи 227 НК РФ распространяется на физических лиц, зарегистрировавшихся в статусе ИП. Норма действует в отношении доходов, полученных от коммерческой деятельности. Уведомлять о намерении продать личное имущество, ценные бумаги или получить проценты по вкладам не нужно. Рядовые граждане вообще не обязаны сообщать службе о предполагаемом размере заработка.

Сроки представления декларации закреплены статьей 277 НК РФ. Впервые подать 4-НДФЛ предприниматели обязаны на этапе открытия. На выполнение предписания отведено 5 рабочих дней. Точкой отсчета является внесение записи в ЕГРИП. Аналогичный принцип действует при резком изменении дохода. Срок в 5 суток отсчитывают с окончания месяца, в котором выросла или упала выручка.

Налоговым законодательством регламентирован способ подачи 4-НДФЛ. Отчет принимают на бумажном носителе либо в электронном виде. Декларацию разрешено представить лично, а также через представителя. Полномочия доверенного лица придется нотариально удостоверить. Ведомство принимает документы и почтой. Для этого потребуется выслать отчет заказным письмом с описью вложений.

Как правильно составить декларацию

Порядок заполнения формы 4-НДФЛ утвержден приказом ФНС РФ № ММВ-7-3/768@. Ведомство разрешает вносить данные в специальные графы вручную либо при помощи принтера. Чернила могут быть синими и черными. Ошибки, исправления, опечатки, повреждения двухмерного кода не допускаются.

Проверка на предмет соответствия требованиям осуществляется сотрудниками контролирующего органа. Когда подается документ, представители инспекции внимательно его изучают. Если отчет передан по телекоммуникационным каналам, система автоматически сравнивает характеристики файла со стандартом.

Важно! В письме № ПА-4-6/7440 от 18.04.2014 Минфин России запретил налоговым инспекциям отказывать в приемке деклараций 4-НДФЛ при незначительных нарушениях. Так, не является основанием для отклонения неверное указание ОКТМО, ОКАТО и отсутствие двухмерного кода.

Определенные требования предъявляют к содержанию. Предпринимателю необходимо указать:

• ИНН;
• налоговый период;
• ОКТМО;
• телефон;
• фамилию, имя и отчество.

Код налоговой инспекции определяют через специальный сервис https://service.nalog.ru/addrno.do. В графе «номер корректировки» следует указывать ноль. В этой строчке отражают количество уточнений и дополнений. Категорию налогоплательщика предложено выбрать в приложении № 1 к приказу № ММВ-7-3/768@.

Ключевым показателем будет предполагаемый размер дохода. Сумму прописывают цифрами. Использование десятичных или простых дробей не допускается. Результат предварительных расчетов отражают в полных рублях.

Пример. Предприниматель зарегистрировался в качестве плательщика ОСНО 1 апреля 2018 года. Отправить декларацию 4-НДФЛ он обязан в течение 5 рабочих суток. Конечной датой будет 6 апреля.

Предположим, что в месяц бизнесмен планирует получать от своей деятельности 240 тыс. при затратах в 160 тыс. рублей. Расчет на текущий год будет выглядеть следующим образом: (240 000–160 000)×9 месяцев = 720 000 рублей.

Период извлечения дохода будет зависеть от даты постановки на учет или перехода на режим. Поскольку предприниматель зарегистрировался в апреле, показатель равен 9 календарным месяцам.

Коммерсантам разрешено прилагать документальные подтверждения. Однако обязательным элементом отчета они не являются. Требования статьи 277 НК РФ будут исполнены даже при отсутствии подробной калькуляции. Если форму 4-НДФЛ подает представитель, копия его доверенности войдет в комплект приложений.

Важно! При представлении декларации на бумажном носителе следует распечатывать два экземпляра. Один из них с отметкой ИФНС остается в архиве предпринимателя и служит доказательством выполнения обязанности.

Чем отличается 4-НДФЛ от 3-НДФЛ

Главой 23 НК РФ упоминается о двух видах отчетности. Основной законодатель признает форму 3-НДФЛ. Эта декларация содержит сведения о фактически полученном доходе, вычетах и размере налога, подлежащего уплате в бюджет. Документ включает большое количество листов. Его заполнение нередко вызывает у предпринимателей вопросы и требует привлечения квалифицированного бухгалтера.

Форму 3-НДФЛ составляют по итогам года. Предприниматели отражают в ней как прибыль от коммерческой деятельности, так и сторонние вознаграждения. Сдать декларацию бизнесмены должны до завершения апреля, следующего за отчетным годом. Сведения вносят по факту. Налоговому органу остается лишь проверить зачисление средств в бюджет и оценить обоснованность использованных плательщиком льгот.

Отчет 4-НДФЛ направляют в контролирующие органы, чтобы сообщить о предполагаемом доходе. Отличие заключается в вероятностном характере показателей. Декларация не может заменить 3-НДФЛ, но на ее основе рассчитывают авансовые платежи. Это своеобразная опорная точка для инспекторов.

Регулярно подавать данные об ожидаемом доходе предпринимателям не нужно. Впоследствии 4-НДФЛ заменяет годовой отчет. Соответствующие разъяснения дали эксперты Минфина России в письме № 03-04-07-01/47.

Нулевые декларации: нужно ли сдавать

Нередко у предпринимателей возникают вопросы о порядке предоставления отчетности в период «заморозки». Приостановка коммерческой деятельности не освобождает ИП от необходимости подавать данные в инспекцию.

Нужно ли сдавать нулевую декларацию 4-НДФЛ, пояснили юристы. Прямого запрета на отправку такого отчета в законе не установлено. Однако на практике к предпринимателю обязательно возникнут вопросы. После получения документа контролирующий орган, вероятнее всего, назначит камеральную проверку. У коммерсанта затребуют пояснения. Заявленный нулевой показатель придется обосновать. Если доводы налогоплательщика сочтут неубедительными, авансовые платежи начислят по годовой декларации 3-НДФЛ.

Ответственность за уклонение от сдачи отчета

Санкции за непредставление или несвоевременную отправку 4-НДФЛ назначают по статье 126 НК РФ. Поскольку в документе не идет речи о реальных налоговых обязательствах, взыскать с предпринимателя могут лишь 200 рублей.

Штраф за просрочку или блокировку расчетного счета коммерсантам не грозят. Статьи 119 и 76 НК РФ к нарушению не применяются.

Краткое резюме

Декларация 4-НДФЛ является сопутствующим налоговым отчетом. Он необходим для начисления авансовых взносов по налогу на доходы физических лиц. Предприниматели обязаны сдавать форму при открытии бизнеса, переходе на ОСНО с другого режима или резком изменении выручки. В остальных случаях Минфин России обязал налоговую службу использовать для расчетов представленные ранее плательщиком декларации 3-НДФЛ.

Форма, порядок подачи и сроки предоставления сведений строго регламентированы. Нарушение правил грозит штрафом в 200 рублей.