CRM и делопроизводство в салоне красоты

Частному бизнесу, равно как и крупным государственным структурам, хорошо знакомы проблемы бумажной бюрократии. Документооборот даже небольшого салона красоты включает несколько иерархий. Это приводит к потерям документов, срыву сроков исполнения, а в итоге — снижению эффективности управления. Чтобы исправить положение, используется автоматизация делопроизводства и внедряются CRM. Такие решения сокращают сроки выполнения рутинных операций, исключив неблагоприятное действие человеческого фактора.

Виды документов

Деятельность салона красоты регламентируется федеральным законодательством, распоряжениями местных органов власти, нормами СЭС, отраслевыми рекомендациями. Чтобы наладить учет информации на всех иерархиях, используется электронный или бумажный документооборот.

Для всех бизнес-процессов документы подбираются исходя из юридической значимости. Они бывают общими — регулируют работу предприятия, кадровыми — применяются для управления персоналом, а также подтверждающие законность деятельности салона.

К первой группе относятся учредительные и уставные документы, индивидуальные карты клиентов, задания на производство работ, книга кассира-операциониста, а также ряд журналов:

• записи всех клиентов;
• учета услуг, продаж, стирки белья;
• заявок на закупку расходных материалов;
• поступления и передвижения ТМЦ;
• отказов по услугам;
• эффективности рекламных кампаний.

К документации по управлению штатом салона относятся:

• трудовые договоры, должностные инструкции специалистов;
• штатное расписание;
• трудовые книжки (оригиналы или копии на тех, кто работает по совместительству);
• табель учета рабочего времени;
• график отпусков работников;
• приказы по кадрам с журналом учета;
• личные карточки на каждого работника;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• документы, подтверждающие прохождение аттестации;
• инструкции по охране труда;
• журналы передачи смен мастерами, администраторами;
• номенклатура дел по кадровой документации.

В пакет документов, требуемых СЭС, входят договора с подрядными организациями на выполнение работ:

• дезинсекция и дератизация;
• вывоз твердых бытовых отходов;
• утилизация волос, ногтей, люминесцентных ламп;
• контроль состояния стерилизующего оборудования;
• стирка спецодежды;
• медицинские осмотры сотрудников;
• техническое обслуживание вентиляции и кондиционеров.

Также СЭС требует наличие плана программы производственного контроля, согласованного с Роспотребнадзором проекта размещения салона, личных медкнижек работников, а также журналов учета периодичности очистки и дезинфекции вентиляционного оборудования, работы бактерицидной установки, дезинфицирующих и стерилизующих приборов.

Внедрение электронного документооборота до 10 раз увеличивает скорость обработки информации и на 30% повышает производительность работников.

Оптимизируем через автоматизацию

По статистике 60% услуговых предприятий, не сумевших наладить собственную систему продаж, прекращают свою деятельность в течение первых 3 лет. Чтобы эффективно управлять компанией, необходимо научиться планировать, постоянно повышать профессиональный уровень мастеров и оптимизировать бизнес-процессы. Для этого используется CRM — специализированный программный комплекс, автоматизирующий стратегию взаимодействия с клиентами. С его помощью можно повысить продажи, эффективность рекламных кампаний, а также собрать информацию для анализа.

Выделяют два формата реализации СRМ:

• облачные сервисы — наиболее экономный вариант. Они быстро внедряются без капитальных затрат. Пользователь платит только за доступ к программному обеспечению, которое находится на сервере поставщика услуг. Клиенту не нужно заниматься администрированием. Облачные CRM легко масштабируются и доступны в любом месте. При выборе такой системы учитывайте невозможность доработки кода продукта под собственные нужды. Вся коммерческая информация хранится на чужих серверах;
• программа, устанавливаемая на сервере пользователя. Коммерческая информация доступна только собственнику бизнеса. Необходимо купить продукт и лицензию на право пользования. Дополнительно придется решать вопросы доработки, обновления и технического сопровождения. Такие программы допускают изменение кода продукта. С их помощью можно управлять нестандартными бизнес-процессами, особенно когда возникает необходимость в глубоких изменениях.

Внедрение CRM позволит эффективно работать с информацией о клиентах. Пользователь получает набор инструментов, чтобы выстроить продуктивные взаимоотношения с целевой аудиторией:

• онлайн-расписание, журнал записи, мгновенный поиск информации для контроля всех этапов работы с клиентом;
• СМС-уведомления о визитах, планирование акций, отслеживание запросов на услуги в целях управления послепродажным обслуживанием;
• ведение истории взаимодействия с клиентами, получение аналитических данных, чтобы исследовать потенциальные потребности целевой аудитории для эффективного маркетинга.

Любая автоматизированная система должна эффективно управлять бизнес-процессами в постоянно изменяющихся условиях. В будущем может возникнуть необходимость внесения изменений в конфигурацию CRM, поэтому решайте вопросы администрирования еще на стадии внедрения. Чтобы избежать проблемы с интеграцией, минимизировать технические сбои, затягивания сроков, стоит внимательно отнестись к выбору поставщика продукта. Компании, предлагающие корпоративные CRM под ключ, подберут систему, полностью отвечающую задачам и потребностям вашего бизнеса. Они внимательно изучат положение клиента на рынке, его перспективы, поэтому предложат только необходимый набор инструментов.

Трудности автоматизации

Чтобы внедрить CRM, недостаточно ее просто скачать на персональный компьютер и запустить в работу. Это поэтапный процесс, включающий подготовку задания, выбор решения, разработку плана реализации, внедрение, тестирование программы, запуск и контроль использования. Ошибки, допущенные на любом этапе, могут существенно снизить эффективность последующей работы CRM.

Проект окажется провальным, если:

• нечетко сформулировать цель внедрения из-за чего продукт не будет подходить под поставленные задачи;
• нет системного подхода — каждый модуль должен подстраиваться под определенные функции;
• работники салона плохо мотивированы и не до конца понимают цели внедрения CRM.

Автоматизация системы взаимодействия с клиентами пройдет успешно, если понимать задачи, которые она должна решать. Также стоит уделить повышенное внимание обучению сотрудников правилам работы с программой, обеспечив оперативную техническую поддержку в решении проблем.

Сравниваем известных поставщиков

Стоимость CRM-системы имеет следующие слагаемые:

• цена лицензии — приобретение самой программы или права удаленного доступа к ней;
• способ загрузки данных и наличие такой функции;
• возможность настройки форм отчетов, задач, прав доступа, внесения доработок;
• необходимость технического сопровождения.

Чтобы предварительно оценить функциональность CRM, запросите у поставщиков обзор продукта или возможность поработать в тестовом режиме. Нелишним будет пообщаться с реальными пользователями, которые знакомы с системой изнутри.

На рынке программных продуктов представлены следующие CRM для салонов красоты:

Если сравнивать функциональность и качество западных программных продуктов с российскими CRM, то последние им ничем не уступают. Они имеют более низкую стоимость, лучше адаптируются к задачам отечественного бизнеса, а также легко интегрируются с существующими средствами учета и телефонией.

Выводы

Чтобы не было хаоса, документооборот в салоне должен быть систематизирован. Это поможет уменьшить непроизводительные потери времени, материальные издержки и оптимизировать все этапы рабочей деятельности. В условиях жесткой конкуренции и дефицита временных ресурсов CRM-системы давно перестали быть роскошью. Это эффективное средство для увеличения конкурентоспособности и достижения поставленных целей.