Какие документы нужны для салона красоты

Благополучное становление и развитие бизнеса во многом зависит от грамотного оформления. Все необходимые документы для ведения коммерческой деятельности должны быть оформлены на начальном этапе. Открытие салона красоты не является исключением. Прежде чем приступить к реальному оказанию услуг потребуется пройти многоступенчатую административную процедуру. Коммерсанту нужно встать на государственный учет, оформить право на помещение, подтвердить санитарную безопасность, а также выполнить противопожарные нормативы.

Регистрация салона красоты

В отношении косметических, парикмахерских, массажных услуг законодатель не устанавливает жестких организационных ограничений. Владельцем бьюти-салона может быть как ИП, так и хозяйственное общество. Регистрационная процедура в обоих случаях носит уведомительный характер. Однако комплект итоговых документов будет отличаться.

В отдельных случаях налоговая инспекция запрашивает дополнительные справки и выписки. Так, при регистрации компании иностранными лицами потребуется подтвердить их правовой статус. Полный перечень документов закреплен в статьях 12 и 22.1 закона 129-ФЗ от 08.08.2001.

Важно! С конца апреля 2018 года выписные листы из реестров, подтверждающие постановку на учет, выдают только в электронном виде. Их высылают на email. На бумажных носителях документ распечатывают только по специальному запросу. Цифровой вариант имеет юридическую силу, его обязаны принимать государственные органы.

Оформление прав на помещение

Следующим шагом открытия салона красоты станет юридическое закрепление места размещения. Заключать договоры компания может только после постановки на учет. Для предпринимателей таких ограничений не установлено.

Существует несколько способов закрепления прав:

1. Аренда. С владельцем помещения потребуется подписать договор. При этом стоит помнить, что соглашение со сроком более 12 месяцев подлежит регистрации в ЕГРП (п. 2 статьи 651 ГК РФ).
2. Собственность. Если помещение принадлежит предпринимателю, дополнительные документы оформлять не нужно. Четкого разграничения между имуществом коммерсанта и физического лица законодатель не проводит. Недвижимость общества должна стоять на балансе. Подтверждением прав будет договор покупки/ренты/дарения, акт приема-передачи, карточка учета основного средства.

Владелец салона красоты обязан иметь паспорт технической инвентаризации, а также договоры на коммунальное обслуживание.

Выполнение противопожарных норм

Важным этапом открытия салона красоты является обеспечение защиты от возгораний. Ориентирами должны стать:

• федеральные законы № 123-ФЗ от 22.07.2008, № 69-ФЗ от 21.12.1994;
• правительственные постановления № 390 от 25.04.2012, № 947 от 20.09.2016, № 113 от 17.02.2014;
• свод правил 9.13130.2009;
• приказ МЧС России № 645 от 12.12.2007.

Все требования регламентов можно разбить на несколько категорий. Первый блок касается содержания здания или помещения, второй – обучения персонала правилам безопасности, третий – состояния оборудования. Перечень обязательных документов внушителен:

1. Приказы о назначении ответственных лиц. Полномочия главного инспектора по безопасности возлагают на специалиста, успешно сдавшего противопожарный минимум. Удостоверение должно быть действительным. На сотрудника возлагают обязанности по инструктажу персонала, контроль состояния электрооборудования и комплектности средств огнезащиты. Табличку с контактными данными такого работника прикрепляют в административной зоне.
2. План эвакуации. Схемы необходимо размещать в помещениях одновременного пребывания 50 человек и более. Аналогичное требование предъявляют к зданиям, на одном этаже которых находится не менее 10 рабочих мест. На плане отображают пункт хранения первичных средств борьбы с огнем.
3. Руководство для персонала по эвакуации. Каждые полгода владелец салона красоты обязан организовывать практические занятия по специально разработанной программе.
4. Указатели мест курения. Ввести систему охраны следует приказом. Сотрудникам запрещают курение на рабочих местах и в зоне пребывания клиентов.
5. Декларация пожарной безопасности. Документ предоставляют в территориальные органы МЧС РФ в соответствии с пунктом 5 статьи 6 закона 123-ФЗ. Обязанность лежит на собственниках недвижимости. Форма составляется 1 раз и сдается до ввода здания в эксплуатацию. Требование распространяется на строго определенные объекты, перечисленные в приказе № 91 от 24.02.2009. Арендаторы вправе запросить копию декларации у владельца капитального сооружения.
6. Инструкции и программы. Основой системы безопасности является вводный регламент. В нем описывают базовые правила поведения при возгораниях, профилактические меры и принципы оказания первой помощи. Дополнением к программе становятся инструкции. Их разрабатывают для каждой должности индивидуально.
7. Журналы контроля. Приказом МЧС РФ № 645 утвержден перечень регистров, которые надо вести организациям. Владельцам парикмахерских и косметических салонов предписывается фиксировать вводный и периодический инструктажи в отдельных книгах. Обязательными являются журналы проверки исправности оборудования, учета и технического обслуживания огнетушителей. Отдельный регистр придется вести и по обучению сотрудников электробезопасности.
8. План противопожарных мероприятий. Локальный акт разрабатывает специалист, ответственный за защиту от огня. Содержание документа определяют с учетом особенностей помещения, количества клиентов и специфики услуг.
9. Договор монтажа и технического обслуживания сигнализации. Устанавливать систему оповещения обязывает СП 5.13130.2009 (пункт 38 таблицы А3 приложения А).

Важно! При открытии салона красоты получать пожарное заключение не нужно. Документ не потребуется даже при оформлении медицинской лицензии на отдельные услуги (правительственное постановление № 291 от 16.04.2012).

Салоны красоты не вошли в перечень отраслей, подвергаемых периодическим проверкам МЧС РФ. Ожидать визита сотрудников стоит лишь в случае жалоб или грубых нарушений.

Охрана труда и электробезопасность

Обязанность обеспечения защиты людей от опасных и вредных факторов возникает с момента заключения первого трудового договора. Выполнение нормативных предписаний начинается с разработки локальных актов. Все внутренние регламенты утверждаются главой компании или индивидуальным предпринимателем.

Система охраны труда охватывает не только вопросы физической безопасности, но и правовые аспекты. Так, работодатель обязан соблюдать законодательство о персональных данных, своевременно выплачивать деньги и делать страховые отчисления.

Согласно статье 255 ТК РФ все работники салона красоты должны пройти обучение. Предпринимателям, директорам и менеджерам среднего звена придется отправиться на краткосрочные курсы в аккредитованный образовательный центр. В процессе обучения будут даны теоретические знания, а также составлен перечень документов, необходимых для конкретной фирмы. Базовый вариант выглядит следующим образом:

Важно! Рядовых сотрудников разрешено обучать на месте. Проверять их знания может комиссия, сформированная работодателем (постановление Минтруда и Минобразования России № 1/29 от 13.01.2003).

Перечень внушителен. Стандартная опись включает не менее 60 пунктов. Однако составление большинства документов разрешается объединять. Так, проводить инструктаж можно одновременно по электробезопасности, охране труда, защите от огня, правилам поведения в чрезвычайной ситуации и т. д.

Объем документации зависит от структурной организации салона, масштабов деятельности, численности персонала. Закон не запрещает поручать одному специалисту решение нескольких задач. Единственным условием будет наличие действительного удостоверения об аттестации.

Документы для Роспотребнадзора

Получать разрешение на начало работы салону красоты не требуется. Согласно пункту 8 закона 294-ФЗ необходимо направить уведомление только в территориальные органы санитарного контроля. Главные правила оказания косметических и парикмахерских услуг закреплены в СанПиН 2.1.2.2631-10. Регламент устанавливает требования к помещению, порядку проведения дезинфекций, системам снабжения.

Обязательный пакет документов для СЭС включает (статья 11 закона 52-ФЗ):

• копию извещения по форме, утвержденной правительственным постановлением № 584 от 16.07.2009;
• договоры на дезинфекцию и дератизацию, в том числе оборудования и вентиляционных систем;
• соглашение с лабораторией на исследования с приложением протоколов;
• контракт с экспертной организацией на контроль устройств стерилизации;
• журнал технического освидетельствования автоклавов;
• договоры вывоза бытового мусора, биологических материалов (волос, ногтей), медицинских отходов, люминесцентных ламп;
• соглашение с прачечной на стирку униформы;
• контракты с медицинским учреждением на проведение периодических осмотров персонала;
• санитарные книжки специалистов;
• журнал выдачи обеззараживающих веществ;
• план сбора отходов медицинского характера;
• программу производственного контроля;
• договор технического обслуживания медицинской техники (при наличии);
• книгу учета обработки инструментов перед стерилизацией;
• регистр дезинфекции систем вентиляции и кондиционирования воздуха;
• материалы обучения работников санитарным и гигиеническим правилам.

Владельцам салона красоты не нужно подавать документы в Роспотребнадзор. Однако от обязанности их оформления и хранения это не освобождает.

Нужно ли разрешение местной администрации

Получать специальную санкцию местной управы на открытие бизнеса не требуется. Статья 8 закона 294-ФЗ запрещает устанавливать необоснованные бюрократические барьеры.

Исчерпывающий перечень государственных органов, которые необходимо известить о начале работы, установлен главой 1 правительственных правил № 584 от 16.07.2009. Упоминаний о муниципальных органах в акте не содержится.

Важно! Согласовать с местными чиновниками придется установку рекламных конструкций. Правовой основой процедуры будет статья 19 закона 38-ФЗ от 13.03.2006.

Особые правила вводятся региональными нормативными актами. Так, в Москве действует приказ об архитектурно-культурной концепции облика города (№ 2206 от 31.05.2017). Документ вводит требования к наружным рекламным конструкциям. Фирменные вывески, не соответствующие типовым характеристикам, подлежат отдельному согласованию с местной администрацией. Предпринимателям надлежит направлять дизайн-проект на одобрение в столичный комитет архитектуры.

Оформление торговли сопутствующими товарами

Оказание косметических и парикмахерских услуг нередко сопровождается продажей продукции. Салон может предлагать клиентами препараты, средства ухода, гигиенические принадлежности. Законной такая торговля будет при надлежащем оформлении.

В зоне приема посетителей потребуется разместить витрины, прайс-лист, а также текст правительственного постановления № 55 от 19.01.1998. Дополнительное разрешение на продажи получать не нужно. При этом важно указать сопутствующий вид деятельности при регистрации в налоговом органе. О торговле также придется уведомить Роспотребнадзор.

Владельцу салона красоты следует продумать систему расчетов с клиентами. Реализация косметики и прочих товаров потребует применения контрольно-кассовой техники.
Обратите внимание! Требование об утверждении ассортиментного перечня отменено вместе с условием о получении разрешения местной администрации. Теперь линейку продуктов утверждает руководитель фирмы.

Сертификация оборудования и препаратов

Запросить подтверждение соответствия устройств и расходных материалов техническим регламентам следует на стадии закупки. В качестве таковых выступают сертификаты и декларации (Решение КТС № 293 от 25.12.2012).

Оформлять документы обязаны непосредственные изготовители, импортеры или продавцы. Поскольку салон красоты приобретает товары для эксплуатации, документы должны быть в наличии в момент поставки. Самостоятельно обращаться в центры потребуется в случае истечения их срока действия. Сертификаты придется получить и при розничной торговле сопутствующей продукцией.

В добровольном порядке подтверждается:

• качество оказываемых услуг;
• соответствие специалистов занимаемым должностям.

По первому критерию оценку проводят экспертные центры и сотрудники Роспотребнадзора, по второму – аккредитованные образовательные учреждения или аттестационная комиссия работодателя.

Организация расчетов с клиентами

В 2018 году продолжается реформа наличных расчетов. Большинство участников делового оборота уже применяют онлайн-кассы. Салоны красоты в список исключений не попали. В зависимости от выбранного налогового режима им необходимо установить аппарат нового образца в 2018 или 2019 году. Коммерсанты могут воспользоваться отсрочкой, если выдают клиентам бланки строгой отчетности. Однако после окончания льготного периода купить ККТ придется.

При этом существенно сократился перечень обязательных документов. У коммерсанта должны присутствовать:

• электронная цифровая подпись для доступа в личный кабинет на сайте ФНС РФ;
• учетная карточка кассовой техники;
• контракт на покупку аппарат и фискального накопителя;
• соглашение на подключение онлайн-кассы к мировой сети и предоставление услуг связи;
• договор с оператором фискальных данных.

Оплачивать услуги сервисных центров больше не нужно. Вопросы кассовой дисциплины решаются в зависимости от организационной формы и оборотов. Предприниматели освобождены от необходимости вести кассовую книгу, могут не составлять ордера. Они не устанавливают лимиты наличности.

Руководителю же хозяйственного общества придется озаботиться инкассацией выручки. Хранить деньги, превышающие утвержденный директором норматив, следует на расчетном счете (Указания Центробанка России № 3210-У). Исключения сделаны лишь для малого бизнеса. Критерии отнесения фирм к этой категории закреплены законом 209-ФЗ и постановлением Правительства России № 265 от 04.04.2016.

Кадровая документация салона красоты

Порядок оформления трудовых отношений с работниками общий. С каждым сотрудником придется заключить соглашение, предварительно ознакомив с должностной инструкцией. Кадровая документация включает:

• правила внутреннего распорядка;
• штатное расписание;
• положение о премировании;
• приказы о назначении, увольнениях, переводах, отпусках;
• книгу учета кадровых распоряжений;
• журнал регистрации трудовых книжек;
• табели отработанного времени;
• утвержденный график отпусков;
• личные карточки сотрудников с копиями дипломов, удостоверений и сертификатов;
• материалы аттестации рабочих мест;
• заявления, служебные записки;
• графики медицинских осмотров, повышения квалификации;
• инструкции по охране труда, должностные регламенты;
• правила о коммерческой тайне;
• перечень материально ответственных лиц;
• приказы о возложении на специалистов дополнительных функций и др.

Исчерпывающий перечень можно составить после анализа организационной структуры и утвержденного штатного расписания. Основным руководством является ТК РФ. Бланки документов кадрового отдела приведены в альбомах унифицированных форм.

Формируем уголок потребителя

Во исполнение требований закона № 2300-1 в административной зоне салона красоты необходимо оборудовать стенд. В свободном доступе должны находиться:

• удостоверенные копии регистрационных и учредительных документов;
• книга жалоб, прошитая и скрепленная подписью ИП или руководителя фирмы;
• прайс-лист;
• тексты законов № 2300-1 от 07.02.1997, № 52-ФЗ от 30.03.1999, СП1.1.1058-01, СанПиН 2.1.2.2631-10 и Правил бытового обслуживания в РФ;
• копия уведомления Роспотребнадзора о начале коммерческой деятельности;
• перечень контролирующих ведомств с контактными телефонами;
• журнал проверок салона красоты;
• актуальная информация о режиме работы;
• справка о телефонах экстренных служб;
• удостоверенные копии сертификатов на оборудование и инструментарий;
• лицензий на отдельные виды услуг;
• гарантийные условия;
• копии дипломов об образовании специалистов.

Коммерсанты вправе дополнять перечень. Пренебрежение обязанностью оборудования уголка потребителей грозит административным штрафом по статье 14.5 КоАП РФ. Размер денежного взыскания зависит от организационной формы бизнеса. Предпринимателям придется заплатить 3–4 тыс., а обществу назначат санкцию в пределах 30–40 тыс. рублей.

Журнал проверок

Владелец салона красоты вправе фиксировать все контрольные мероприятия (статья 16 закона 294-ФЗ). Форма учетной книги установлена приказом Минэкономразвития РФ № 141 от 30.04.2009. Журнал позволяет рассчитать общее время проверок и избежать чрезмерного давления со стороны надзорных органов.

Вместо заключения

Список обязательных документов салона красоты зависит от типа услуг. Отдельные направления требуют получения медицинской или фармацевтической лицензии. Особое разрешение придется оформлять при включении в прайс-лист продуктов косметологии. Именно поэтому юристы рекомендуют уделить особое внимание подбору ассортимента.