Расходный кассовый ордер ИП

Инструкция Центробанка РФ № 3210-У определяет порядок организации расчетов с использованием наличных денег. По факту выдачи средств участники оборота составляют расходный кассовый ордер (для ИП используется стандартный бланк РКО). Документ относят к первичной отчетности, а к его содержанию предъявляют жесткие требования. Даже незначительные неточности влекут недействительность ордера.

Юридические нюансы

В 2014 году регулятор смягчил требования к малому бизнесу, отказавшись от предписаний по установлению лимитов и обязательности кассовых документов. Сослаться на пункт 4.1. Инструкции вправе предприниматели, обеспечившие надлежащий налоговый учет. Поскольку фиксация объектов обложения обязательна во всех режимах, норма охватывает плательщиков УСН, ОСН, ЕНВД и ЕСХН. Обладатели патента вправе отказаться от кассовых документов, если ведут книгу учета доходов (КУДИР).

Тем не менее, основы дисциплины коммерсантам изучить следует. Система позволяет избежать путаницы, облегчает контроль финансовых потоков и защищает от злоупотреблений персонала.

Инструкция по заполнению РКО: формы и образцы

Если предприниматель решил придерживаться традиционной системы кассовых расчетов, соблюдать правила 3210-У придется в полном объеме. Переход к общему порядку закрепляют внутренним распоряжением.

Требования к кассирам

Правом оформления расходного ордера потребуется наделить одного из наемных сотрудников. Для этого необходимо издать приказ, а работника ознакомить с должностной инструкцией. Сам бизнесмен обладает правом подписи априори. Дополнительных документов составлять не нужно.

Кассира снабжают:

• штампом, содержащим основные реквизиты ИП;
• карточкой подписей лиц, уполномоченных визировать ордера на бумажном носителе;
• кассовой книгой;
• программно-техническими средствами;
• квалифицированной электронной подписью (при необходимости).

Дополнительно операционисту рекомендуют выдать пример заполнения каждой из используемых на предприятии унифицированной формы, а также копии локальных регламентов. С сотрудником заключают договор о материальной ответственности во избежание хищений.

Важно! На законодательном уровне обязанности применения предпринимателями печатей не закреплено. Юристы приходят к выводу о необязательности этого реквизита. Тем не менее, в Инструкции 3210-У содержится прямое указание на использование штампа, а потому риск споров остается.

Расходный ордер подписывают кассир и предприниматель. Функции первого вправе исполнять главный бухгалтер. Если же на заявлении о выдаче наличности присутствует виза руководителя, его подпись на РКО можно не проставлять. Порядок лучше закрепить локальным регламентом во избежание попыток признания первичной отчетности недействительной.

Форма и содержание

Бланк ордера КО-2 утвержден Госкомстатом РФ в постановлении № 88 от 18.08.98 года. Подробное разъяснение, как заполнить унифицированную форму, существенно снижает риск ошибок. Нормативный акт не запрещает использование электронных способов. Выдача денег из кассы может оформляться цифровым РКО при условии применения ЭЦП. Отсутствует запрет и на составление ордеров вручную.

Обязательными реквизитами признаны:

• дата, номер;
• наименование;
• сведения о предпринимателе;
• основание выдачи денег;
• сумма, в том числе прописью;
• перечень приложений;
• подписи кассира, главного бухгалтера, предпринимателя, а также лица, получившего наличные.

В графе «Основание» необходимо отражать суть хозяйственной операции. Приложением будут распоряжения о выдаче средств, предписания, требования, заявки, завизированные руководителем. Поскольку структурные подразделения у предпринимателя отсутствуют, в соответствующей строке проставляют прочерк. Позиции «Дебит» и «Кредит» можно оставить без внимания, ведь бухгалтерского учета ИП не ведут. При составлении проводок счетом списания станет «Касса» (50).

Помнить следует и о срочном характере документа. Выдать деньги по РКО необходимо в течение суток. Исправлять даты или продлять ордер запрещено.

Правила выдачи наличности

Если иное не подтверждено документально, все поступления в пользу предпринимателя признают доходом. Средства поступают в распоряжение бизнесмена и могут тратиться на личные нужды. Соблюдать какие-либо лимиты не нужно.

В большинстве случаев выручка идет на решение следующих задач:

• закупка расходных материалов;
• предоставление средств подотчетным лицам;
• выдача зарплаты;
• покрытие транспортных издержек;
• расчеты с контрагентами и др.

Ограничить направления и ввести целевой режим предприниматель вправе по собственному усмотрению. Нормативные акты запретов не содержат.

Сотрудник, ответственный за ведение операций, обязан следовать утвержденному алгоритму.

1. Проверка поручения. Выдать заявленную сумму работник вправе лишь при предъявлении действительного требования. Перечень таких документов утверждают приказом. В список могут входить завизированные заявления, распоряжения, счета, квитанции или служебные записки.
2. Составление расходного кассового ордера. Специалист должен использовать бланки с учетом сути хозяйственной операции. При выплате заработной платы придется заполнить расчетно-платежную ведомость. Штатные затраты оформляют ордером.
3. Регистрация РКО. Расход бланков фиксируют в журнале. Форма книги утверждена Госкомстатом РФ (КО-3). Стандартные формы регистрируют до передачи в кассу. Если речь идет о расчетно-платежных ведомостях, внести запись необходимо сразу после составления.
4. Передача наличности. Денежные средства выдают по предъявлении расходного ордера со всеми подписями. Получатель обязан продемонстрировать кассиру удостоверение личности. Операционист проверяет верность заполнения всех граф, отсчитывает необходимую сумму. Получатель подтверждает факт вручения денег личной подписью. В завершении РКО удостоверяют штампом с реквизитами ИП. Дополнительно используется ККТ во избежание расхождений в фискальных данных.
5. Внесение записи в кассовую книгу. Завершается процедура регистрацией платежной операции в журнале КО-4. Листы регистра прошивают, нумеруют и опечатывают подписью предпринимателя и главного бухгалтера (при наличии). Каждую страницу книги составляют в двух экземплярах. Отрывной лист выступает в роли отчета за смену.

Если расходный ордер оформляют в цифровом виде, получателю придется использовать квалифицированную электронную подпись. Иным способом подтвердить получение наличности нельзя.

Определенные особенности имеет выдача денег сотрудникам под отчет. Закрыть задолженность или представить документы о расходовании сумм работник должен в течение 3 суток. Судебная практика складывается в пользу налогоплательщиков. Текущая задолженность не препятствует повторной выдаче денег под отчет. Нарушением такие действия служители Фемиды не считают.

При выдаче заработной платы необходимо оформлять единую ведомость. Срок действия документа ограничен 5 сутками. В заключительный день кассир подводит итог. Суммы, которые не были получены сотрудниками, депонируют.

Чем грозят нарушения кассовой дисциплины

Поскольку обязанности по составлению расходно-кассовых документов у предпринимателей нет, о привлечении к ответственности речи не идет. Коммерсант вправе сослаться на пункт 4.1 Инструкции № 3210-У. Соответствующий раздел освобождает ИП от необходимости ведения журналов, пользования РКО и ПКО. Условием является надлежащий учет объектов налогообложения.

Санкции грозят предпринимателям только за отдельные виды нарушений. Так, негативные последствия могут наступить при превышении лимита наличных расчетов по сделке. Сейчас максимальная планка находится на уровне 100 000 рублей. Проступком признано несоблюдение норматива по договорам с коммерческими субъектами. Расчетов с физическими лицами ограничение не касается.

Нарушителей привлекают к ответственности по статье 15.1 КоАП РФ. Санкции назначают в пределах 4 000 – 5 000 рублей. Кроме того, с виновника могут взыскать штраф по статье 120 НК РФ. В зависимости от последствий проступка размер варьирует от 10 000 до 40 000 рублей.

Мнение экспертов

В сети присутствует противоречивая информация о кассовой дисциплине. Многие бухгалтеры совершают ошибку, уравнивая коммерсантов в статусе с организациями. Правила наличных расчетов для юридических лиц значительно строже. Некоторые предписания вообще не применимы к ИП. Так, частные бизнесмены не используют план счетов, не ведут бухгалтерский учет и не обязаны соблюдать требования о целевом расходовании выручки. Попытки следования регламентам, адресованным фирмам, приводят к путанице. Итогом становятся споры с налоговыми органами и длительные судебные разбирательства.

Расходный кассовый ордер