Регистрация кассы в налоговой в 2019 году

В середине 2019 года завершается реформа расчетов с применением контрольно-кассовой техники. С наступлением июля использовать современные аппараты будут все представители бизнеса. Освобождение получат лишь отдельные категории налогоплательщиков, поименованные в ст. 2 закона 54-ФЗ от 22.05.03.

Постепенное введение онлайн-касс началось в 2017 году. В результате новые аппараты заменяют кассы старого образца. Чтобы приступить к работе на оборудовании, необходимо его легализовать, то есть поставить на учёт у налоговиков. Следуя пошаговой инструкции по регистрации ККМ в 2019 году, сделать это не так уж сложно.

Предварительно стоит разобраться, с какого момента ИП должны использовать кассу, есть ли категории деятельности, не попадающие под действие норм. Анализируя изменения в законе № 54-ФЗ о ККТ и письма ФНС, можно установить следующее:

1. В 2018 году применение фискальной техники стало обязательным для большинства юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Перейти на современное оборудование следовало, если бизнесмены занимались розничной торговлей, в том числе, продавали их через интернет-магазин, владели рестораном, кафе, столовой. Правила потребовалось выполнять предпринимателям и компаниям, нанимавшим работников. В этот же период онлайн-кассы стали обязательными для вендинга.

   2. С июля 2019 года это войдёт в обязанности налогоплательщиков, находящихся на ПСН и ЕНВД, работающих в одиночку, и осуществляющих деятельность в сфере услуг. Розничные продавцы, общепит без работников также входят в эту категорию. Придется перейти на онлайн-кассы и плательщикам УСН, пользующимся отсрочкой по ст. 7 закона 290-ФЗ.

   3. В официальных источниках можно найти перечень населённых пунктов, где бизнесмены вправе не пользоваться ККТ ввиду удалённости от больших городов, малого числа жителей и отсутствия доступа к интернету. Перечень таких территорий утверждают региональные власти.

   4. В ст. 2 упомянутого закона можно найти перечень работ и услуг, которые предприниматели могут осуществлять без печати чеков: ремонт обуви, сдача в аренду собственной недвижимости, услуги няни и сиделки, продажа газет, кваса, мороженного в киосках, изготовление ключей.

Штрафных санкций за неприменение ККМ смогут избежать также те бизнесмены, которые при принятии всех необходимых для этого мер не могут работать с кассой не по своей вине, например, из-за перебоев сети.

Выбираем кассовый аппарат

К выбору кассового оборудования стоит подойти со всей серьёзностью. Если человек не разбирается в данной теме, что бывает чаще всего, его легко могут обмануть и предложить вместо нового аппарата кассу старого образца. За это он при проверке получит штраф. Доверять лучше надёжным проверенным продавцам с хорошей репутацией.

Так, с 2019 года кассовый аппарат должен соответствовать следующим требованиям:

• формирование фискальных документов по протоколам 1.0.5 или 1.1;
• возможность вывода на чек актуальной ставки НДС в 20% (для плательщиков налога);
• наличие специальных программ для продавцов табака, обуви и т. д.

Обязанность соблюдения правил маркировки возникает у разных участников расчетов в течение года. Первыми с необходимостью замены программного обеспечения столкнутся торговцы сигаретами, папиросами, табачными изделиями. Им придется обновить кассы уже в марте. В июле на современный формат перейдут магазины обуви, а в декабре – продавцы товаров, указанных в правительственном постановлении № 792-р от 28.04.18.

• фискальный шифр;
• регистрационный номер фискальной машины;
• интернет-ссылки на сайт налог.ру и личный сайт продавца.

Также стоит ознакомиться с набором реквизитов, которыми отличается новый кассовый чек от старого, чтобы легко проверить технику на месте. Самые заметные отличительные реквизиты:

• читаемый QR-код;
• фискальный шифр;
• регистрационный номер фискальной машины;
• интернет-ссылки на сайт налог.ру и личный сайт продавца.

Полный перечень требований к чеку приведен в ст. 4.7 закона 54-ФЗ.

Самая важная особенность онлайн-кассы заключается в наличии фискального накопителя. Раньше для хранения информации об операциях использовались ЭКЛЗ (электронные контрольные ленты защищённые), теперь эту функцию выполняет данное устройство, которое связано с оператором фискальных данных (ОФД), выполняющего роль посредника между налоговой службой и бизнесменом. Некоторые модели поддаются модернизации: чтобы сделать из старой кассы подходящий аппарат для работы по новым правилам, нужно лишь поменять ЭКЛЗ на фискальный накопитель.

Внимание! Разрешённые марки и модели кассового оборудования утверждены ФНС. Эти данные представлены в виде реестра, и находятся в свободном доступе на сайте налоговой. Перечень ежегодно обновляется, поэтому нужно использовать только актуальную информацию с сайта ведомства. Кроме того, необходимо подбирать накопитель с соответствующим сроком эксплуатации. Производители предлагают устройства с периодом действия в 13, 15 и 36 месяцев. Выбор зависит от специфики деятельности и применяемого налогового режима.

Приобрести можно как новое кассовое оборудование, так и бывшее в употреблении. Здесь нет законодательных ограничений. Единственное, на что следует обратить внимание при покупке б/у аппарата, это отметка о снятии ККТ с налогового учёта от прежнего владельца. В этом случае надёжнее всего покупать технику не с рук, а через специализированный центр технического обслуживания, представляющий крупных поставщиков. Там дают необходимые гарантии в исправности и легальности приобретаемого оборудования.

Специфика деятельности бизнесмена также учитывается при выборе кассовых приборов. Кому-то подойдут автономные переносные аппараты, которые удобно использовать при дистанционной торговле, например, через курьеров, для других больше подойдут кассовые модули, подключенные к центральной кассовой системе, например, для супермаркетов с несколькими кассирами.

Заключаем договор с центром технического обслуживания

Как только бизнесмен определился с выбором кассового оборудования, убедился в его исправности и легальности, необходимо обеспечить для него периодические проверки и текущий ремонт. Для этого заключается, как правило, на год, договор о сервисном обслуживании. Раньше это условие было обязательным. Соглашение следовало оформить перед походом в налоговую, иначе на регистрационный учёт оборудование не ставили. Сейчас договор с техническим центром заключается в добровольном порядке. Совершенствование устройств сделало необходимым не помощь мастеров, а услуги программирования. В 2019 году актуальными вопросами остаются настройка системы, обновления и устранение сбоев.

Центры техобслуживания (ЦТО) обычно находятся в самих точках продаж кассовых аппаратов, поэтому договор с ними можно заключить, не выходя из магазина.

Способы регистрации

Важнейший этап после покупки ККМ – прохождение регистрации в налоговом органе, без неё работать на приборе незаконно. В соответствии с порядком постановки на налоговый учёт кассового оборудования, с недавнего времени регистрационные действия нельзя совершать с техникой, которая не соответствует новым требованиям онлайн-касс. Аппараты старого образца уже нигде не принимают.

Важно! В налоговых органах не взимают плату за совершение регистрационных действий с ККТ.

Поставить на учет ККМ самостоятельно не составит больших усилий, тем более сейчас, когда это можно сделать дистанционно. Раньше процедура требовала не только личного присутствия предпринимателя или его представителя с доверенностью на регистрацию, но и доставки самой фискальной техники для осмотра. После проверки исправности аппарата, его настроек и пломбы «Сервисного обслуживания» налоговые инспекторы должны были запустить фискализацию новой кассы, то есть загрузить в память нужную информацию. Результатом этих действий становилась выдача карточки регистрации ККМ и составление акта КМ №1, означающим обнуление показателей. Теперь все эти действия можно совершить онлайн через личный кабинет ККТ.

Алгоритм включает следующие этапы:

1. Покупка кассы или модернизация старого устройства. Во втором случае аппарат придется предварительно снять с регистрационного учета.
2. Заключение договора с оператором фискальных данных. Актуальный перечень обслуживающих компаний опубликован на сайте ФНС РФ. Соглашение можно заключить через интернет с использованием квалифицированной цифровой подписи.
3. Направление заявления в налоговую службу. Сделать это можно в личном кабинете на сайте ФНС РФ. В этом случае также потребуется цифровая подпись. Предварительно на портале нужно пройти регистрацию.
4. Получение кода и формирование фискального чека. После подачи заявления инспекция присваивает кассе регистрационный номер. Его необходимо ввести в фискальную память оборудования. Сделать это нужно в течение 1 рабочего дня. Подтверждением становится чек с фискальным признаком.
5. Постановка ККТ на учет. Завершающим этапом становится выдача регистрационной карточки аппарата. Впоследствии владельцу необходимо будет уведомлять налоговую службу обо всех сбоях, замене накопителя и прочих изменениях. Процедуры полностью перенесены в электронный формат и не требуют личного визита в инспекцию.

Внимание! Перед постановкой кассовой техники на регистрационный учёт, нужно решить некоторые технические вопросы: обеспечить торговую точку доступом к интернету, установить связь с ОФД, чтобы оператор бесперебойно обслуживал передачу данных от пользователя в ИФНС.

Следуя пошаговой инструкции, поставить кассу на учет в 2019 году можно за 1–2 дня. Закон отводит инспекторам на регистрацию не более 5 рабочих суток.

Все данные о кассовом оборудовании содержатся в карточке. С переходом к онлайн-формату существенно упростился контроль обращения ККТ. Вся информация хранится в цифровом виде. Документы на бумажных носителях ушли в прошлое. Такой подход сокращает вероятность утраты и снимает необходимость оформления дубликатов карточек.

Какая налоговая

Налоговые органы стремятся усовершенствовать взаимодействие с налогоплательщиками, сделать доступнее способы обращения в ведомство. Если раньше для постановки на учёт фискальной техники индивидуальные предприниматели должны были обращаться в инспекцию, расположенную по месту своей прописки, то теперь порядок упростился. В соответствии с п. 1 ст. 4.2 закона № 54-ФЗ, регистрационные действия можно совершать в любом подразделении ФНС. Также значительно упрощает процедуру использование личного кабинета ККТ на сайте налог.ру.

Документы для регистрации

Большинство заявлений, подаваемых в налоговые органы, имеют установленный законом образец, процедура регистрации ККМ не исключение. Скачать образец заявления формы КНД 1110061 можно на официальном сайте налогового ведомства. В личном кабинете форму заполняют с использованием специального сервиса. Обращение удостоверяют цифровой подписью, иных документов не требуется. Порядок установлен ст. 4.2 закона 54-ФЗ.

Внимание! Если предприниматель заменил в своём старом аппарате ЭКЛЗ на фискальный накопитель и установил новое программное обеспечение, перерегистрацию в налоговой инспекции нужно пройти и в этом случае. Сначала нужно снять с учёта старое оборудование, потом зарегистрировать модернизированную кассу, как новый аппарат. Для этой процедуры в перечень документов добавляется карточка регистрации ККТ.

Штрафы

Нарушения кассовой дисциплины и раньше были самыми частыми правонарушениями, которые допускают хозяйствующие субъекты при расчётах с наличностью. В ближайшем будущем ожидается ещё большее количество штрафов, так как уже со второй половины 2019 года все участники перейдут на онлайн-оборудование. Старые образцы нельзя будет использовать в работе. А как показывает практика, многие надеются на «авось пронесёт», и не спешат устанавливать новые онлайн-кассы, хотя время остаётся всё меньше.

В первое время поголовного запуска онлайн-касс налоговые органы ещё шли нарушителям навстречу, ограничиваясь вместо штрафа устным предупреждением. Однако повторные нарушения в области кассовой дисциплины или бездействие предпринимателя, отказывающегося без причины использовать фискальную технику нового образца, грозят реальной административной ответственностью.

Нарушения порядка применения ККТ и размеры штрафов описаны в ст. 14.5 КоАП. Наиболее часто бизнесмены допускают следующие оплошности:

1. Отсутствие фискальной техники в торговой точке – минимально 10 тысяч рублей, штраф составляет от четверти до половины одной операции принятия наличности, минуя кассу.
2. Совершение предыдущего нарушения второй раз при совокупности расчётов более 1 млн рублей грозит заморозкой деятельности на 3 месяца.
3. Использование ККМ без регистрации или прибора, не соответствующего новым стандартам, так называемой левой кассы, в первый раз наказывается предупреждением, в последующие разы сумма штрафа варьирует от 1,5 до 3 тысяч рублей.
4. Те же штрафные санкции предусмотрены за нарушения сроков отправки отчёта о регистрации ККТ.
5. За невыдачу кассового чека или БСО в любой форме (на термобумаге или в электронном виде) наказывают на 2 тысячи рублей.

Внимание! Другие участники контрольно-кассовой дисциплины тоже могут быть наказаны за нарушения, допущенные при плановой проверке аппаратов. ЦТО несут ответственность за качество сервисного обслуживания, в случае установки пломбы на неисправный аппарат, им грозят серьёзные суммы штрафов. Особенно сильно могут наказать операторов фискальных данных за несвоевременность выполнения своих обязанностей. Штрафы для них могут исчисляться суммами от полумиллиона до миллиона рублей.

Таким образом, большинству бизнесменов придется в ближайшее время освоить онлайн-кассы, таковы требования закона. Использовать их можно только после постановки на регистрационный учёт в налоговой инспекции.

 Заявление КНД 1110021