Что делать с документами после ликвидации ООО
Содержание
В процессе работы хозяйственного общества формируется большой объем отчетности, подписываются многочисленные договоры, составляются приказы. Хранение таких документов признано обязанностью юридического лица (ст. 50 закона 14-ФЗ от 08.02.98). Обеспечить надлежащее выполнение требований должен непосредственный руководитель фирмы. После ликвидации компании все сформированные дела подлежат передаче в государственный или частный архив. Об особенностях процедуры рассказали специалисты.
Какие документы придется сдать на хранение
Прекращение коммерческой деятельности не должно нарушать законные интересы третьих лиц. Поскольку после закрытия обратиться за справками и письменными пояснениями к компании нельзя, все важные сведения передаются на ответственное хранение. Впоследствии специализированные организации обеспечивают доступ к информации о трудовых отношениях, расчетах с бюджетом, выплатах кредиторам и пр. Перечень передаваемых в архивы материалов традиционно включает:
- дела по личному составу;
- бухгалтерскую и налоговую отчетность;
- управленческие и распорядительные документы;
- технологические регламенты, карты, правила и инструкции;
- хозяйственные договоры;
- деловую переписку;
- сведения о несчастных случаях на производстве;
- материалы судебных разбирательств и другое.
Перечень Минкультуры № 558 от 25.08.10 разбит на 12 обширных разделов. Отправка бумаг на хранение исключает утрату важных данных. Так, внебюджетным фондам могут потребоваться документы, подтверждающие трудовой стаж работника. Необходимость уточнения нередко возникает при выходе людей на заслуженный отдых. Если к этому времени компания-работодатель перестала существовать, справки выдаст архив. Учредителям документация может понадобиться для урегулирования финансовых споров с налоговой инспекцией и кредиторами.
Правовое регулирование
Процесс подготовки необходимых документов и передачи их в архив регламентируется законами № 125-ФЗ от 22.10.04 и № 402-ФЗ от 06.12.11, а также приказами Минкультуры РФ № 558 от 25.08.10 и № 1182 от 31.07.07. Если речь идет о прекращении работы предприятий с длительной историей, применению подлежит также распоряжение Главного архива СССР от 15.08.88. Нормативный акт используется в отношении дел, сформированных в 80–90 годы ушедшего столетия.
Большое значение имеют и договорные отношения (п.10 статьи 23 закона 125-ФЗ). Территориальными подразделениями Федеральной архивной службы РФ от негосударственных организаций принимаются только сведения по личному составу. Остальные бумаги и материалы компании вынуждены хранить самостоятельно. Документы после ликвидации ООО нельзя просто уничтожить. Выходом становится заключение договора. Подписать контракт на оказание услуги можно с государственной структурой или специализированным центром.
Несколько иначе вопрос стоит при реорганизации предприятия. Дела в этой ситуации передаются компании-правопреемнице. Если прекращению подлежит деятельность филиала или представительства, архив просто перемещают в центр. Документацию нужно передать вышестоящей организации по правилам, установленным локальными инструкциями и положениями. В этом случае санкции фирме не грозят.
Сроки хранения
Ликвидационной комиссии общества необходимо учитывать принадлежность документов к определенной группе. Всего нормативными актами выделено две категории(ст. 3 закона 125-ФЗ).
| Вид | Краткая характеристика | Срок хранения наиболее распространенных документов |
|---|---|---|
| Постоянно | Закон не устанавливает временных рамок | Устав, штатное расписание, списки учредителей, инвентаризационные описи ликвидатора и др. |
| Временно | Основное внимание на этапе закрытия фирмы уделяют подготовке дел долгосрочного хранения (свыше 10 лет). В большинстве случаев таковыми становятся сведения о личном составе. В группу включены любые письменные свидетельства занятости людей | Трудовые договоры, соглашения об обработке персональных данных, кадровые приказы, учетные регистры – все это хранится не менее 50 лет. Если документы оформлены до 01.01.2003 года, период нахождения их в архиве увеличивается до 75 лет (ст. 22.1 закона 125-ФЗ). Для журналов регистрации и актов о несчастных случаях установлен предел в 45 лет |
| Ликвидационная комиссия сдает также документы временного хранения (до 10 лет). Такая обязанность появляется, если срок их актуальности не истек | Например, налоговые декларации, бухгалтерская отчетность, аудиторские заключения, первичная документация и хозяйственные договоры остаются в архиве в течение 5 лет (ст. 29 закона 402-ФЗ от 06.12.11) |
До передачи в специализированную организацию за сохранность документов отвечает ликвидационная комиссия.
Формирования дел
При подготовке документов следует руководствоваться правилами Росархива от 06.02.02. Установленная процедура включает следующие этапы:
- Структуризация. Критериями группировки становятся содержание, период хранения и год создания. Для проведения экспертизы создается комиссия. Основой работы органа становится распоряжение ликвидатора. Специалисты проводят оценку, отделяя только те документы, которые имеют юридическое значение и информационную ценность. При проверке члены коллегиального органа знакомятся с каждым листом и подписывают акты (раздел 2.3 Правил Росархива).
- Формирование папок. Каждое дело не должно составлять больше 250 листов. При этом толщина одной папки не может превышать 4 см (п. 3.5.3 Правил Росархива). В подшивку включаются однотипные документы. Допускается использование только оригиналов или удостоверенных копий.
- Составление описи. Передача дел осуществляется согласно регистру с составлением акта. Все необходимые для процедуры бланки утверждены и входят в состав приложения все того же регламента Росархива.
Все листы нумеруют карандашом и подшивают в четыре прокола в твердую обложку. Металлические скрепы удаляют. Неформатные дела помещают в закрытые коробки с замками. В начале папки размещают внутреннюю опись с указанием номеров страниц, а в конце – лист-заверитель. При формировании дел придерживаться необходимо хронологического порядка.
Обложку также составляют по единому стандарту. В форме указывают наименование государственного или частного архива, название ликвидируемой компании, заголовок дела, даты начала и окончания, а также номер тома. На делах постоянного хранения, делается соответствующая пометка.
Электронные документы передают на носителях с описанием. Подготовка включает проверку качества записи, снабжение герметичными футлярами и сопроводительными письмами. Исчерпывающие требования к оформлению изложены в разделе 3.6 Правил Росархива.
Если у ликвидационной комиссии нет времени на изучение многочисленных инструкций, поручить задачу разрешено посреднику. Специализированные компании, могут подготовить документацию к подаче в архив. Стоимость услуг зависит от региона и объема работ.
Правила уничтожения сведений
Справки, материалы и деловые письма, не вошедшие в архивные дела, подлежат утилизации. Однако просто сдать их в макулатуру нельзя. Ликвидатор должен составить опись бумаг и зафиксировать их уничтожение актом. Основанием будет служить заключение экспертной комиссии, созданной на этапе структуризации документов. Бланки представлены в приложении к Правилам Росархива от 06.02.02. Если оборудование для измельчения бумаги у компании отсутствует, задачу разрешено поручать сторонней организации.
Чем грозит нарушение порядка хранения
Единообразной судебной практики привлечения к ответственности за пренебрежение порядком не сложилось. За утрату сведений и важных бумаг членам ликвидационной комиссии грозит наказание по статьям КоАП РФ. Потеря документов или неправильное их хранение – это административное правонарушение.
Санкции предусмотрены статьей 13.25 Кодекса. Норма является общей и применяется при любом грубом отклонении от правил. Должностным лицам за проступок грозит штраф в 2 500–5 000, а самому хозяйственному обществу – денежное взыскание в 200 000–300 000 рублей. Правом привлечения нарушителей к ответственности наделены Банк России (ст. 23.74 КоАП РФ) и сотрудники государственных архивов (ст. 28.3 КоАП РФ).
Заключение
Ликвидация компании налагает на комиссию специфические обязанности. Все сведения, имеющие юридическую или иную ценность, передаются на ответственное хранение. Государственные учреждения должны принимать только дела по личному составу. Основанием отправки остальных материалов является договор. Перед сдачей документов в архив их нужно подготовить. Все листы нумеруются и подшиваются в папки. Неисполнение требований грозит административной ответственностью и штрафами.
Загрузка...
