Правила уведомления контрагентов об изменении реквизитов расчетного счета

Рассылка писем бизнес-партнерам не регулируется нормативными актами. Извещения о смене расчетного счета составляются с опорой на правила делового оборота и положения ГОСТ (Р) 7.0.97- 2016. Организации направляют уведомления контрагентам, чтобы избежать проблем с зачислением платежей. Обязанность своевременного информирования нередко закрепляется отдельным пунктом договора.

Кого нужно извещать об изменениях

С 2014 года ни предприниматели, ни юридические лица не обязаны рассылать информационные письма об открытии/закрытии расчетных счетов. Теперь сведения в территориальную инспекцию передают банки (ст. 86 НК РФ). Подразделения налоговой службы, в свою очередь, рассылают сообщения во внебюджетные фонды. Данные распространяются по межведомственным каналам, что исключает утечку и обеспечивает оперативное уведомление всех участников отношений.

Необходимость отправлять извещения осталась лишь у ООО, разместивших капитал за пределами России. Об изменении реквизитов, открытии или закрытии счетов резиденты должны информировать инспекцию в течение 1 месяца (п. 2 ст. 12 закона 173-ФЗ). Письмо составляется на бланке, утвержденном распоряжением ФНС РФ № ММВ-7-14/507@.

А вот порядок и сроки уведомления контрагентов организация определяет самостоятельно. Риск несвоевременного извещения лежит на компании. Фирма не вправе ссылаться на просрочку оплаты, если таковая вызвана неактуальностью платежных реквизитов. К указанным выводам пришел Верховный Суд России в споре А55-7712/2014.

Поставщик обратился с иском о взыскании задолженности с покупателя. Однако в ходе разбирательства выяснилось, что ответчик перечислил деньги в полном объеме. Перевод был сделан по реквизитам, указанным поставщиком в договоре. Истец не получил средства, так как сменил обслуживающий банк. Извещение ответчику направили с опозданием. У прежнего же кредитного учреждения отозвали лицензию. Деньги не вернулись к покупателю и не были переданы поставщику. Суды возложили риск потерь на истца, пренебрегшего уведомлением контрагента. Задолженность признали погашенной, а в требованиях отказали.

Как правильно оформить извещение

Поскольку порядок составления письма об изменении банковских реквизитов не утвержден нормативными актами, следовать необходимо ГОСТ (Р) 7.0.97- 2016. Документ можно направить партнерам в традиционном бумажном или электронном виде. Условием использования цифровых технологий является идентификация отправителя. Так, в договоре с контрагентом может присутствовать пункт о переписке через email либо требование о применении квалифицированной подписи.

Государственный стандарт предписывает оформлять письма бесплатными шрифтами размером 12,14 или 13. Отступать от правила можно при заполнении таблиц. Делопроизводителю рекомендовано нумеровать листы. Цифры проставляют в верхней части страницы. Текст выравнивается по ширине.

В 2019 году извещение о новом расчетном счете должно включать:

• информацию об отправителе;
• сведения об адресате;
• исходящий номер документа;
• дату составления
• сам текст о новых платежных реквизитах;
• предупреждение о недопустимости оплаты на прежний расчетный счет либо данные о сроках завершения операций по нему;
• подпись уполномоченного лица с расшифровкой и указанием должности;
• оттиск фирменной печати, если таковая применяется обществом.

Образцы деловых писем представлены в приложении В к стандарту. Организация вправе выбрать наиболее удобный вариант. Во избежание споров следует фиксировать факт вручения извещения адресату. Подтверждением служат электронные сообщения об отправке, почтовые уведомления, подписи уполномоченных сотрудников контрагента на втором экземпляре письма.

В заключение отметим, что новый ГОСТ применяется на добровольной основе. Обязанность следования регламенту возникает при публичном заявлении о присоединении к нему (ст. 26 закона 162-ФЗ) или включении соответствующего пункта в договор.